Achtergrond

Dit draaiboek is gebaseerd op de ervaringen die opgedaan zijn met het evenement Listening Between the Sounds in Borgloon en Damme in 2016. Het idee om een evenement rond klank en stilte te organiseren is ontstaan bij een bezoek aan de doorkijkkerk in Borgloon, die officieel Reading between the Lines heet. Het is een kunstwerk in de open ruimte, een Loonse kerk uitgevoerd in metalen stroken.
De ervaring van het kunstwerk, de rust en de ruimte van het omringende landschap en de natuurlijke geluiden in de omgeving zouden versterkt kunnen worden met muziek. Deze ervaringen vatten we samen onder de noemer stilte. Dat is niet de afwezigheid van geluid, wel een metafoor voor een diepe ervaring, die mensen dichter bij zichzelf en hun omgeving brengt. Een harmonieuze omgeving, landschappelijk of bebouwd, kan zulke ervaringen ondersteunen. Waerbeke vzw wil stilte, rust en ruimte bevorderen, omdat ze de leefkwaliteit van mensen kunnen verbeteren. Om een concreet voorbeeld te geven van hoe stilte kan werken, heeft Waerbeke dit evenement georganiseerd. De ervaringen ermee deelt Waerbeke hierbij, in de hoop dat er meer dergelijke evenementen georganiseerd zullen worden. Hieronder volgen dan ook het draaiboek, aangevuld met onze ervaringen en met tips om tot een geslaagd resultaat te komen.

Locatie

De locatie van het evenement is zeer bepalend, in twee opzichten: voor de sfeer en de beleving van het gehele evenement en voor het publieksbereik.
Omdat het de bedoeling is de ervaring van de omgeving te verdiepen, is een bijzondere locatie noodzakelijk. Die bijzonderheid kan liggen in het gebouw, het landschap, een tuin, een kunstwerk of een combinatie daarvan. Zoek wel naar een bijzondere locatie of naar een speciaal aspect van een wat meer voor de hand liggende omgeving. Listening between the Sounds is uitgevoerd in de open lucht, bij het kunstwerk in Borgloon en in en rond een monument, de kerk van Damme. Beide locaties hebben hun eigen sfeer en mogelijkheden, die leiden tot verschillende ervaringen, zelfs met hetzelfde concert.
Het publieksbereik hangt uiteraard sterk samen met de communicatie (zie hieronder), maar ook met de bereikbaarheid van de locatie. Beide locaties waren in een uithoek van het land, slecht bereikbaar met openbaar vervoer. Bezoekers moesten dus echt moeite doen om er te geraken. Een makkelijker bereikbare locatie zal meer mensen lokken, al is het bij een dergelijk evenement ook weer niet wenselijk te veel bezoekers te hebben.

Hoofdactiviteit

De kern van het evenement is een concert, in welke vorm dan ook. In dit geval betrof het in Borgloon een cellorecital bij zonsopgang en een concert van een koor, een zangeres en een percussionist, in Damme was er enkel het concert van koor en solisten. De keuze van het repertoire was geheel ingegeven door de omgeving en het thema. Zowel de cellist, de zangeres als de percussionist improviseerden, waarbij de percussionist in Borgloon speelde op de metalen stroken van de kerk. In Damme kon de percussionist niet op iets anders dan zijn eigen instrumenten spelen. Alle musici maakten gebruik van de omgeving, door erin te bewegen en gebruik te maken van akoestische effecten. Zo zong het koor met de zangeres in Damme in een processie op het kerkhof.
De musici waren professionals (de solisten) en amateurs (het koor). Dat werkte goed, de enige voorwaarde voor alle musici is dat ze durven buiten de betreden paden te gaan en te experimenteren, zonder al te ver buiten hun comfortzone te treden.
De mogelijkheden zijn eigenlijk eindeloos, het is de kunst een passende combinatie van omgeving en repertoire te vinden, maar dat is meteen ook het uitdagende eraan.

Omkaderende activiteiten

Het is niet nodig omkaderende activiteiten te organiseren, maar als de locatie excentrisch ligt en moeilijk bereikbaar is, zullen mensen eerder komen als er een halve dag- of een dagprogramma wordt geboden. Deze activiteiten kunnen de beleving nog versterken, omdat ze op een andere manier de omgeving en/of het concert laten ervaren. Ze zijn echter niet noodzakelijk.
In Listening between the Sounds is gekozen voor verschillende nevenactiviteiten:

• Fiets- en wandelroutes
• Maaltijden
• Een publicatie / brochure

Fiets- en wandelroutes

Omdat beide evenementen plaatsvonden in een aantrekkelijk landschap en om een aangename aansluiting te realiseren bij de maaltijden die we aanboden (zie hieronder), hebben we in samenwerking met onze partners fiets- en wandelroutes uitgezet. Bezoekers konden zo op een aangenaam tempo tussen verschillende locaties (die van de maaltijd en het evenement) bewegen. In Borgloon voorzagen we toeristische gidsen op een aantal punten langs de route, die onder andere enkele stiltegedichten voordroegen. In Damme was er een begeleide stiltewandeling. De (plaatselijke) gidsen maakten zo kennis met stiltebeleving en kunnen deze ervaring verder inzetten bij andere activiteiten.

Maaltijden

Zowel in Borgloon als in Damme werkten we samen met een stiltehuis, Kasteel Mariagaarde in Hoepertingen en stiltehoeve Metanoia in Damme. Zij boden maaltijden aan, die deelnemers voor of na het klankevenement daar konden gebruiken. In beide gevallen konden bezoekers wandelen of fietsen naar deze locaties, ze waren in de wandel- en fietsroutes opgenomen.

Publicatie / brochure

Zowel in Damme als in Borgloon is een brochure gemaakt. In Borgloon betrof het een publicatie, die het evenement duidde en begeleidde. Het idee erachter was bezoekers meer vertrouwd te maken met het gedachtegoed achter stilte, rust en ruimte en hen meer informatie te geven over de muziek, het landschap en de wandel- en fietsroutes. In Borgloon hadden we veel partners, waarvan er veel hebben meegewerkt aan de publicatie. We wilden laten zien hoe breed en divers de invulling van het thema kan zijn. In Damme is de brochure een blijvend product van de dienst toerisme: een fietsroute met informatie over de omgeving en over de stiltebeleving langs die route.

Communicatie

Communicatie over dit evenement was zeer belangrijk, om een aantal redenen. Het ging om een ongewoon evenement op een ongewone locatie, waarbij klank en stilte zelfs een beetje tegenstrijdig leken. Dat moest goed geduid worden. Het ging ook niet alleen om het evenement zelf, maar om de sensibilisering rond het thema stilte, rust en ruimte. We hebben de communicatie langs verschillende kanalen aangepakt:

• Via de media van partners (websites, nieuwsbrieven, Facebook)
• Via de talloze online evenementkalenders van maatschappelijke organisaties (van gezinsbond, tot kerkelijke instanties, tot de VDAB, etc.)
• Via affiches en flyers
• Via de pers (landelijk, regionaal, lokaal, kunstbladen, lifestyle magazines, audiovisueel)

Het is heel belangrijk teksten kant-en-klaar aan te leveren, zodat partners deze in hun media kunnen plaatsen. Hetzelfde geldt voor het persmateriaal; ook dat bevat liefst hapklare brokken op maat van de verschillende soorten media (zie hieronder).
Wij hebben relatief veel persaandacht gekregen, mede omdat we heel actief de pers benaderd hebben, schriftelijk en telefonisch. Persoonlijke opvolging van emails is noodzakelijk. Maak vooral ook gebruik van wie de beste contacten heeft: lokale partners met de plaatselijke media, kunstorganisaties met de kunstredacties van de landelijke pers, een bevriende journalist die kan helpen met een perscollega contact te leggen. Het aanbod van exclusieve interviews (bijvoorbeeld met een van de musici) werkt soms ook.
Het persmateriaal moet altijd duidelijk antwoord bieden op de belangriijkste vragen: wie, wat, waar, waneer, waarom en hoe. Wij maakten een uitgebreid persdossier met een korte teaser tekst (die nieuwsgierig beoogde te maken), een persbericht (met nadruk op het unieke karakter en het ‘waarom’ van het evenement), en een aantal pagina’s met alle programmainformatie, logisitieke wenken, achtergronden over de musici en de lokaties, en een lijst met partners.
Aarzel niet om verschilende media verschillende soorten nieuws aan te bieden: de lokale pers kan interesse hebben in de betrokkenheid van de lokale partners, de kunstredactie in de muziekkeuze of artiesten, de algemene redactie in het ongewone karakter van het evenement, de lifestyle media in de ‘trend’ rond stiltebeleving, enzo verder.
Beeldmateriaal, bijvoorbeeld van de locatie, kunstwerken of deelnemende artiesten, is belangrijk in de communicatie. Daar rusten evenwel vaak auteursrechten op, die gerespecteerd moeten worden. Zorg dat er liefts 2 tot 3 verschillende foto’s beschikbaar zijn die vrij gebruikt kunnen worden, mits juiste bronvermelding (naam, titel kunstwerk, naam fotograaf).

Praktische organisatie

De zwaarte van de praktische organisatie hangt af van het aantal activiteiten dat je organiseert en het aantal partners dat je erbij betrekt. Hoe meer activiteiten en partners hoe ingewikkelder en zwaarder de organisatie wordt. In Borgloon hebben we met veel verschillende partners samengewerkt en veel activiteiten aangeboden. Dat, samen met het experimentele en piloot-karakter van het project, maakte de organisatie zwaar. Ook het aantal keuzemogelijkheden dat we daar boden in de activiteiten zorgde voor veel werk. In bijlage staat het volledige draaiboek voor de voorbereiding, inclusief tijdsplanning. Hieronder volgen enkele tips en bedenkingen.

Tijdsplanning

Begin minstens een half jaar op voorhand. Als er professionele musici of andere professionele uitvoerders aangetrokken worden, is een jaar op voorhand beginnen veiliger in verband met eventuele volle agenda’s. Ook afstemmen met agenda’s van activiteiten vor een gelijkaardig doelpubliek in de regio is aan te bevelen.

Projectteam

Hoewel wij het project grotendeels met vrijwilligers hebben gerealiseerd, is dat niet aan te raden, tenzij het gaat om een kleinschalig concert. Het gaat niet om competenties, maar een professioneel team heeft meer mogelijkheden, qua ondersteuning, technische uitrusting en soms ook qua netwerk. Uiteraard kost het inzetten van professioneel personeel geld, maar als het organiseren van evenementen of activiteiten bij hun takenpakket behoort (bijvoorbeeld bij een cultuur- of een toeristische dienst), zijn er geen echte meerkosten. Vrijwilligers kunnen zeker een rol spelen in het projectteam, voor specifieke taken.

In het projectteam zijn, een beetje afhankelijk van de aard en omvang van het evenement, mensen met competenties op de volgende terreinen nodig (een persoon kan uiteraard verschillende competenties combineren):

• Artistieke invulling
• Communicatie en redactie
• Logistiek
• Organisatie en samenwerking met partners
• Administratie
• Financiën
  

Een projectleider die de algemene coördinatie op zich neemt is onmisbaar.

Logistiek

Zeker op niet-evidente locaties, zoals bij de doorkijkkerk, is logistiek belangrijk. Omdat daar alle faciliteiten ontbraken, moesten we daarvoor oplossingen zoeken. Aandachtspunten voor logistiek op locatie:

• Parkeerplaatsen: is er voldoende parkeergelegenheid in de buurt, is die goed aangeduid?
• Is de route naar de locatie duidelijk en /of goed aangeduid?
• Voorzie eventueel extra aanduidingen of mensen die de weg kunnen wijzen.
• Zijn er toiletten, zo nee, waar zijn de dichtstbijzijnde?
• In de open lucht (is er zitgelegenheid? Is er bescherming tegen regen? Zo nee, is er een plan B?)
• Zijn er voorzieningen voor musici?
• Zij de wandel- en fietsroutes ter plekke aangeduid of duidelijk genoeg beschreven?

Aandachtspunten voor logistiek rond kaartverkoop:

• Kunnen kaarten op de plaats van het evenement zelf gekocht worden?
• Is er een webshop voor tickets?
• Wie houdt de ticketverkoop bij?
• Zorg voor niet te veel keuze- en combinatiemogelijkheden van tickets, dat leidt tot verwarring.

Partners

Het aantal partners dat je bij het evenement betrekt, hangt af van de omvang ervan, van de plaatselijke omstandigheden en de doelstellingen van het evenement. Wij hadden partners voor

•  Communicatie
• Organisatie en logistiek
• Uitzetten van wandel- en fietsroutes
• Logistieke ondersteuning op de dag zelf (onthaal).
  

Wij hebben in Borgloon met veel partners samengewerkt, vooral om breed te kunnen communiceren in de omgeving en om praktische zaken te regelen (toestemming voor gebruik van de locatie, inzet van gidsen, fietsenverhuur, verspreiden van flyers, voorziening van maaltijden). Hoe meer partners, hoe meer werk, maar ook hoe breder het draagvlak en de uitstraling van het project. Bedenk dus van te voren wie je nodig hebt waarvoor en wat andere communicatieve of organisatorische doelstellingen van het partnerschap kunnen zijn.
Zowel in Borgloon als in Damme was de stad onze belangrijkste en vrijwel onmisbare partner. In Damme sloot het evenement aan bij de baseline van de stad Damme geeft tijd. Wij hebben gebruik kunnen maken van de faciliteiten en ondersteuning van de toeristische diensten, van de communicatiekanalen van de stad en van hun medewerking bij het verlenen van vergunningen.

Kosten

De opbrengst van een dergelijk evenement is vooral immaterieel. Financieel break-even draaien is al goed. In de bijlage staat een modelbegroting, die een indicatie geeft van de mogelijke kosten en opbrengsten. Maak op voorhand duidelijke afsprake met alle betrokken partners over eventuele winst of verlies.

Artistieke invulling

Voor de artistieke invulling van het programma zijn de mogelijkheden eindeloos. Voor Listening between the Sounds zijn speciaal enkele liederen voor koor en solist gecomponeerd door Soetkin Baptist. Te zijner tijd zal deze muziek te koop zijn (zie www.soetkinbaptist.be)
Afhankelijk van het karakter van het programma – blijft het meer een ‘aangekleed’ concert, of wordt het meer een evenement met uitgebreide(re) choreografie – kan het nuttig zijn iemand bij de artistieke invulling te betrekken die ervaring heeft met het brengen van een performance. Dit kan helpen structuur aan te brengen, en alle sterke punten van het programma het best in de uitvoering naar voren te laten komen. Zelfs als er een infoblad of publicatie beschikbaar is voor het publiek, kan er toch de behoefte zijn aan een inleidend woord of een ceremoniemeester. Juist omdat het een eerder ongewoon programma betreft, kan er behoefte ontstaan aan houvast.

Do’s en don’ts

Wij hebben met deze twee projecten een aantal zaken ervaren, die we graag als tips willen meegeven.

• Organiseer het evenement in het kader van een eigen programma of doelstellingen. Een los evenement organiseren kost veel tijd en is moeilijker bij het publiek te brengen.
• Zorg voor een professioneel projectteam dat de nodige omkadering heeft, eventueel aangevuld met vrijwilligers.
• Als je een evenement in de open lucht organiseert, zorg dan voor een plan B als het regent en een plan hoe je dat plan B communiceert aan de bezoekers.
• Geef niet te veel keuzemogelijkheden, dat verwart de eventuele bezoekers en zorgt voor veel administratie.
• Geef bij een niet-evident evenement op voorhand informatie aan de bezoekers, bijvoorbeeld over parkeergelegenheid, eventuele horeca in de buurt, het meenemen van regenkleding en iets om op te zitten. Wij hadden een infoblad, dat we iedereen die op voorhand een ticket kocht via de webshop, toestuurden.
• Zorg voor kaartverkoop online én via een balie ter plaatse. Niet iedereen kan of wil omgaan met een webshop.
• Van afstand organiseren is moeilijk. In je eigen omgeving iets organiseren is makkelijker, omdat je de situatie kent, minder afstanden hoeft te overbruggen en snel kan reageren als het nodig is. Een van de redenen waarom wij zo veel partners nodig hadden was juist de afstand en het onbekend zijn met de lokale en regionale situatie.
• Als je een publicatie maakt, zorg dan dat deze langer kan meegaan, anders is het een hele grote investering voor een dag.
• Zorg voor een goede doorstroming van informatie intern, zowel binnen het projectteam als met de partners.